Lào Cai tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan HCNN nhằm phòng, chống dịch COVID-19

Đảm bảo hạ tầng cho công tác văn thư điện tử

Để đảm bảo cho hoạt động văn thư điện tử, tỉnh Lào Cai đã quan tâm công tác phát triển hạ tầng công nghệ thông tin và đảm bảo an toàn thông tin. Đến nay, hạ tầng kỹ thuật CNTT hiện đại, đồng bộ từ cấp tỉnh đến cấp huyện, xã. Trung tâm dữ liệu của tỉnh được đầu tư, nâng cấp, mở rộng đáp ứng yêu cầu triển khai các ứng dụng dùng chung của tỉnh, đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu và đáp ứng cho việc triển khai chuyển đổi số. 100% các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố, các phòng, ban thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố, 50% UBND cấp xã có kết nối mạng LAN đạt tiêu chuẩn. Hệ thống phần mềm quản lý văn bản triển khai đến 100% sở, ban, ngành cấp tỉnh, cấp huyện, UBND các xã, được tích hợp với chữ ký số của Ban cơ yếu Chính phủ. Lào Cai cũng đã triển khai hoàn thành giai đoạn 1 nền tảng kết nối liên thông văn bản điện tử 4 cấp (Trung ương, tỉnh, huyện, xã) và kết nối khai thác thông tin với một số Bộ, ngành Trung ương, hướng tới xây dựng nền hành chính phục vụ, chuyên nghiệp, hiện đại.

Nhằm hạn chế tối đa nguy cơ lây nhiễm dịch thông qua việc tiếp xúc, trao đổi, gửi, nhận văn bản giấy, UBND tỉnh Lào Cai cũng đã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước nhằm phòng, chống dịch COVID-19. Theo đó, UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc (trừ hệ mật) trên môi trường mạng. Tuân thủ các quy định về thời gian gửi, nhận văn bản, cập nhật đầy đủ nội dung thông tin, bảo đảm đúng thể thức văn bản phát hành, gửi văn bản điện tử đúng thẩm quyền, văn bản phải có chữ ký số và đầy đủ thông tin xác thực chữ ký số và nội dung đính kèm, không gửi trùng lặp văn bản. Đề cao vai trò của cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là vai trò của đội ngũ chuyên viên, văn thư lưu trữ trong công tác rà soát, kiểm tra thành phần văn bản trước khi gửi văn bản điện tử. Các cơ quan, đơn vị thường xuyên theo dõi, xử lý kịp thời để bảo đảm không có văn bản gửi lỗi, không có văn bản nhận lỗi, không có văn bản tồn đọng, chưa phản hồi trạng thái trên Hệ thốngquản lý văn bản và điều hành, đặc biệt là đối với văn bản gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Sở Thông tin và Truyền thông cũng thường xuyên rà soát, kiểm tra hạ tầng ứng dụng, mạng, thiết bị, máy chủ bảo mật của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, bảo đảm các thiết bị, ứng dụng hoạt động ổn định, an toàn, an ninh thông tin, hạn chế tối đa gián đoạn trong gửi, nhận văn bản điện tử, đặc biệt là đối với việc gửi, nhận văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai các biện pháp phòng, chống dịch COVID-19 trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Theo thống kê của cơ quan chức năng, kết quả triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử trong quý III/2021 trên địa bàn toàn tỉnh: Tỷ lệ văn bản đi được tạo lập hồ sơ công việc là 87,02%; Tỷ lệ văn bản đi được ký số hoàn toàn đạt 86.67%.

Mục tiêu công tác văn thư điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lào Cai

Phát triển công nghệ thông tin và truyền thông, hướng đến chính quyền số, nền kinh tế số, xã hội số nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính trong toàn hệ thống chính trị, nâng cao năng lực cạnh tranh, phục vụ người dân, xã hội, nâng cao sự hài lòng, chất lượng cuộc sống cho người dân, tạo động lực, thúc đấy tăng trưởng kinh tế - xã hội.

Năm 2021, tỉnh Lào Cai đặt mục tiêu phấn đấu 100% cơ quan trong toàn hệ thống chính trị được đầu tư đảm bảo về hạ tầng công nghệ thông tin; trên 30% cơ quan, đơn vị được số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý chuyên ngành trọng điểm, có sự kết nối chia sẻ dữ liệu qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu - LGSP của tỉnh, hình thành kho dữ liệu lớn (Bigdata) của tỉnh và hệ sinh thái chính quyền điện tử; tối thiểu 90% hồ sơ công việc cấp tỉnh, 60% cấp huyện, xã được trao đổi dưới dạng điện tử, trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ công việc có nội dung mật); 30% cơ quan, đơn vị, địa phương được triển khai giải pháp nâng cao an toàn thông tin.

Phấn đấu đến năm 2025, 100% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước (CQNN) được thực hiện dưới dạng điện tử, được ký số bởi chữ ký số chuyên dùng, trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật; 95% hồ sơ công việc cấp tỉnh, 80% hồ sơ công việc cấp huyện và 60% hồ sơ công việc cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ xử lý công việc có nội dung mật).

100% các văn bản, tài liệu trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện trên môi trường mạng; sử dụng chữ ký số trong phát hành văn bản điện tử đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin (trừ các văn bản mật theo quy định của pháp luật).

100% cán bộ, công chức, viên chức thực hiện soạn thảo văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày; lập hồ sơ công việc điện tử trên môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử đúng quy định.

100% cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hộp thư điện tử trong trao đổi công việc.

100% các cơ quan, đơn vị thực hiện quản lý con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật và chứng thư số của cơ quan đúng quy định; tuân thủ thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đúng chế độ thông tin, báo cáo.

Trên 90% báo cáo định kỳ (không bao gồm nội dung mật) được gửi, nhận qua hệ thống thông tin báo cáo của tỉnh, kết nối với hệ thống báo cáo quốc gia. 100% công tác báo cáo với trung ương được thực hiện trên hệ thống thông tin báo cáo quốc gia.

100% cơ quan, đơn vị, địa phương được triển khai giải pháp nâng cao an toàn thông tin.

Các giải pháp trọng tâm

Để đạt được mục tiêu đề ra, tỉnh Lào Cai sẽ tiếp tục tăng cường đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành, xử lý công việc, gửi nhận văn bản điện tử, kết nối, chia sẻ thông tin, trao đổi, xử lý hồ sơ qua mạng giữa các cơ quan hành chính nhà nước.

Theo đó, có 06 nhóm nhiệm vụ trọng tâm, đó là: Triển khai các văn bản quy định của Trung ương, xây dựng, hoàn thiện ban hành các văn bản của tỉnh quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư điện tử; Tuyên truyền về văn thư điện tử; Kiện toàn tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị; Thực hiện nghiệp vụ văn thư điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ; Công tác thanh tra, kiểm tra.

Để đảm bảo công tác văn thư điện tử đảm bảo, Lào Cai quan tâm đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin để triển khai thực hiện quy trình nghiệp vụ văn thư trong môi trường điện tử tại các cơ quan, đơn vị đảm bảo hồ sơ, tài liệu sau khi hoàn thành nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và kết nối liên thông trích xuất nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu.  Thống nhất thực hiện việc soạn thảo văn bản, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư đúng quy định đều được tác nghiệp trên môi trường mạng và đảm bảo an toàn thông tin. Thực hiện soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, ký ban hành văn bản hành chính đúng thẩm quyền, lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định; sử dụng hộp thư điện tử trong trao đổi công việc. Sử dụng chữ ký số trong phát hành văn bản điện tử của các cơ quan, đơn vị đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin (trừ các văn bản có quy định riêng). Thực hiện bí mật nhà nước trong công tác văn thư; đảm bảo an toàn thông tin trong môi trường mạng, tuân thủ chế độ báo cáo thống kê, công tác tự kiểm tra chấm điểm theo quy định.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm an toàn thông tin góp phần chuyển dần phương thức làm việc truyền thống sang làm việc trên môi trường số hiện đại, công khai, minh bạch, trách nhiệm, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, mang lại lợi ích thiết thực cho người dân và doanh nghiệp và là khâu then chốt trong CCHC, xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số.